Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana presenter yang paling berpengalaman berhasil tetap fokus selama berbicara, tetap terhubung dengan audiens, dan mengingat setiap detail tanpa ragu-ragu? Jawabannya sering kali terletak pada penggunaan kata-kata yang cerdas Catatan pembicara PowerPointMeskipun ini adalah fitur yang diabaikan banyak orang, mengetahui cara memanfaatkannya akan membuat perbedaan antara presentasi yang menegangkan dan penampilan yang lancar, alami, dan profesional.
Di artikel ini saya jelaskan Petunjuk langkah demi langkah tentang cara menggunakan catatan pembicara di PowerPoint, kegunaannya, kiat-kiat praktis untuk memanfaatkannya secara maksimal, dan cara menerapkannya dalam presentasi tatap muka dan daring. Anda juga akan menemukan rekomendasi untuk mengatur dan melatih presentasi Anda sehingga penggunaan catatan tidak mengurangi kealamian presentasi Anda, tetapi malah membantu Anda terhubung lebih baik dengan audiens.
Apa itu catatan pembicara dan mengapa menggunakannya?
itu catatan pembicara Ini adalah ruang dalam PowerPoint tempat Anda dapat menulis pengingat, ide-ide utama, atau informasi penting yang hanya akan Anda lihat selama presentasi, sementara audiens hanya melihat slide-nya. Sistem ini penting untuk mendukung presentasi Anda dan memastikan Anda tidak melupakan poin-poin yang relevan, terutama saat membahas banyak informasi atau topik yang rumit.
Menggunakan catatan ini menawarkan beberapa keuntungan:
- Mereka memungkinkan Anda mempertahankan fluiditas presentasi dengan mengurangi rasa gugup dan memberi Anda naskah referensi.
- Meningkatkan koneksi dengan audiens, karena Anda dapat mempertahankan kontak mata tanpa harus terus-menerus melihat kertas cetak.
- Mereka mempromosikan kealamian intervensi Anda, karena Anda menghindari membaca secara harfiah dan berfokus pada penyampaian gagasan utama.
Cara Menambahkan Catatan Pembicara di PowerPoint
Proses untuk memasukkan catatan sederhana, tetapi penting untuk mengetahui semua langkah untuk mendapatkan manfaat maksimal dari fitur ini:
- Buka presentasi PowerPoint Anda dan pilih slide tempat Anda ingin menambahkan catatan.
- Di bagian bawah jendela PowerPoint, Anda akan melihat area yang disebut Uang kertasJika tidak muncul, cari opsi Tampilkan catatan di toolbar atau masuk ke menu pemandangan dan pilih Uang kertas.
- Klik pada ruang yang ditentukan dan mulailah mengetik. Anda dapat menyertakan kata kunci, angka, frasa motivasi, atau klarifikasi untuk membantu Anda menjelaskan pesan Anda dengan lebih baik.
- Ulangi proses untuk setiap slide di mana Anda memerlukan dukungan tekstual.
Kiat bonus: Jika Anda mendistribusikan presentasi kepada orang lain, ingatlah bahwa catatan hanya ditampilkan jika dipilih secara khusus dalam opsi cetak, jadi jangan khawatir audiens Anda melihat informasi sensitif.
Melihat catatan saat presentasi: Tampilan Presenter
Salah satu alat paling hebat di PowerPoint adalah Pandangan ModeratorFitur ini memungkinkan Anda melihat slide saat ini dan catatan pembicara di layar Anda (misalnya, laptop Anda), sementara hanya slide yang muncul di layar audiens. Dengan cara ini, Anda menghindari gangguan, Anda tetap fokus dan dapat memeriksa catatan Anda dengan cepat dan diam-diam.
Cara mengaktifkan Tampilan Presenter
- Hubungkan komputer Anda ke layar eksternal atau proyektor tempat presentasi akan dilihat.
- Di PowerPoint, buka tab Tayangan slide dan, dalam kelompok tersebut Mulai tayangan slide, Klik Dari awal o Dari slide saat ini.
- Secara default, PowerPoint akan mendeteksi dua tampilan dan mengaktifkannya Pandangan ModeratorJika tidak aktif secara otomatis, cari opsi Gunakan tampilan Presenter di bilah bawah dan pilih.
- Dalam tampilan ini, Anda akan memiliki area khusus di sisi kanan layar untuk catatan pembicara. Anda dapat melakukan penyesuaian, memperbesar ukuran teks, atau mengubah panel untuk tampilan yang lebih jelas.
Kiat tambahan: Dalam Tampilan Presenter, Anda juga dapat mengontrol alat lain, seperti menunjuk atau menggambar pada slide dengan penunjuk laser atau pena, memperbesar area tertentu, atau melompat dengan cepat ke slide mana pun.
Kontrol yang berguna dalam Tampilan Presenter
- Lihat semua slide: Menunjukkan thumbnail semua slide untuk navigasi cepat.
- Perbesar slide: Memungkinkan Anda memperbesar bagian tertentu jika Anda perlu menyorot detail visual.
- Alat anotasi: Gunakan penunjuk, pensil, atau spidol untuk menyorot elemen utama tanpa meninggalkan jejak pada presentasi asli.
- Sembunyikan layar: Anda dapat menghitamkan slide saat ini untuk memfokuskan perhatian secara verbal pada pesan penting.
Anda bahkan dapat menggunakan telepon pintar Anda sebagai pengendali jarak jauh untuk memajukan slide dan memeriksa catatan Anda, alternatif praktis jika Anda tidak memiliki monitor kedua yang tersedia.
Konfigurasikan layar mana yang menampilkan catatan
PowerPoint memungkinkan Anda menentukan layar mana (proyektor atau laptop) yang akan menampilkan Presenter View. Untuk membalikkan konfigurasi, cukup akses bilah Presenter View di bagian atas, pilih Tampilkan pengaturan dan pilih Beralih Tampilan Presenter dan Peragaan SlideDengan cara ini, Anda dapat memastikan untuk selalu melihat catatan Anda di layar yang benar.
Cara mengedit, memperluas, atau menghapus catatan pembicara
Saat mempersiapkan presentasi, Anda dapat menambahkan, mengedit, atau menghapus catatan kapan saja langsung dari panel catatan di bawah setiap slide. Teks akan otomatis disesuaikan, dan jika Anda mengetik terlalu banyak, bilah gulir akan muncul sehingga Anda tidak akan kehilangan informasi.
Selain itu, Anda dapat mengubah ukuran teks catatan Anda di Presenter View menggunakan tombol di sudut kiri bawah panel, memastikan kenyamanan membaca sesuai kebutuhan Anda.
Apa yang harus dilakukan jika Anda tidak ingin menggunakan Presenter View?
Ada situasi di mana Anda mungkin tidak ingin menggunakan Presenter View, misalnya, jika Anda tidak memiliki layar kedua atau lebih suka mengelola catatan di atas kertas. Anda dapat dengan mudah menonaktifkan fitur ini dari tab Presenter View. Tayangan slide: cukup hapus centang pada opsi Gunakan tampilan Presenter, dan presentasi akan ditampilkan sama di semua layar.
Anda juga dapat menonaktifkan tampilan ini sebelum memulai presentasi dari Preferensi PowerPoint (di Mac), di dalam bagian Tayangan slide, hapus centang pada kotak yang sesuai untuk mencegah Tampilan Moderator diaktifkan secara default.
Penggunaan kolaboratif dan pembaruan slide
Jika beberapa orang bekerja sama dalam sebuah presentasi, PowerPoint (terutama dalam versi Microsoft 365) memungkinkan Anda untuk terus memperbarui slide bahkan saat Anda sedang melakukan presentasi. Dengan cara ini, perubahan yang dibuat oleh anggota tim lain akan muncul secara langsung. Untuk mengaktifkan opsi ini, buka Tayangan slide dan merek Jaga agar slide tetap mutakhirAnda juga dapat memeriksa di Tampilan Moderator bahwa fungsi ini tetap aktif selama presentasi, dengan mengakses menu Lebih banyak pilihan presentasi (ikon tiga titik).
Tips untuk mengatur dan menggunakan catatan Anda secara efektif
Catatan sebagai dukungan atau sebagai naskah?
Kunci sukses bukanlah mengisi catatan pembicara dengan seluruh pidatonya, tetapi menggunakannya sebagai panduan singkat dengan poin-poin penting, informasi penting, atau frasa yang ingin Anda ingat. Hindari menuliskan seluruh teks yang akan Anda sampaikan, karena Anda berisiko membaca terlalu banyak dan kehilangan respons alami Anda terhadap audiens.
Struktur yang jelas dan sederhana sangat membantu. Gunakan poin-poin, kata kunci, atau garis besar kecil yang memungkinkan Anda memvisualisasikan sekilas ide yang ingin Anda sampaikan pada setiap slide. Catatan harus mudah dirujuk dan tidak mengganggu Anda. Jika Anda merasa terbantu, Anda dapat memberi nomor pada ide-ide Anda atau menggunakan warna untuk menyorot bagian-bagian yang sangat penting.
Pentingnya praktek
Latihlah presentasi Anda beberapa kali menggunakan catatan pembicara seperti yang Anda lakukan dalam situasi nyata. Dengan cara ini, Anda tidak perlu terlalu bergantung pada catatan tersebut dan dapat mengontrol kapan harus merujuknya tanpa mengganggu kontak mata atau kecepatan bicara Anda. Berlatih di depan cermin atau dengan orang yang Anda percaya akan membantu Anda mendeteksi jika Anda terlalu sering melihat catatan, dan Anda akan dapat memperbaikinya sebelum hari presentasi.
Jangan terlalu sering menggunakan slide sebagai catatan
Sebaiknya hindari godaan untuk membebani slide Anda dengan semua teks yang relevan. Audiens Anda dapat dengan mudah tersesat jika Anda memiliki terlalu banyak teks di layar atau jika pesan visual tidak seimbang dengan informasi yang Anda berikan. Biarkan konten visual mendukung pesan Anda, tetapi sisihkan informasi tambahan untuk catatan pembicara.
- Hindari teks panjang pada slide: Terlalu banyak kata dapat mengganggu dan menyebabkan audiens tidak memperhatikan.
- Sertakan gambar yang relevan: Gambar yang dipilih dengan baik mendukung pesan dan membuatnya lebih berkesan. Temukan keseimbangan antara teks dan elemen visual.
Cara menggunakan catatan di berbagai platform
Selain PowerPoint, alat lain seperti Google Presentations o Intisari juga memungkinkan Anda untuk menambahkan dan melihat catatan pembicara. Prosedurnya biasanya sangat mirip: di bagian bawah layar, cari tab catatan pembicara. Uang kertas, tulis teks Anda dan atur agar hanya terlihat oleh Anda selama presentasi.
Di Google Slides, buka opsi catatan dengan menyeret bilah bawah (ditandai dengan tiga titik dan ikon tangan) dan ketik teks yang Anda perlukan. Di Keynote, akses fitur tersebut dari menu. Tampilan dan pilih Tampilkan catatan presenter untuk mengedit konten yang relevan di bawah setiap slide.
Pengaturan dan trik lanjutan untuk mendapatkan hasil maksimal dari catatan Anda
Teknologi ada di pihak Anda untuk meningkatkan kualitas presentasi Anda, bahkan jika Anda perlu mengubah informasi dengan cepat. Ingat:
- Anda dapat mengedit catatan Anda secara real time, bahkan beberapa menit sebelum Anda melakukan presentasi atau selama presentasi berlangsung jika perangkat Anda terhubung.
- Catatan dapat disesuaikan ukurannya sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan informasi penting. Gunakan bilah gulir jika Anda banyak mengetik.
- Sesuaikan ukuran teks catatan Anda untuk meningkatkan keterbacaan berdasarkan preferensi pribadi Anda.
- Konfigurasikan opsi tampilan Anda untuk memastikan hanya Anda yang melihat catatan Anda dan audiens Anda terfokus pada pesan visual Anda.
Kesalahan umum saat menggunakan catatan pembicara dan cara menghindarinya
Salah satu kesalahan yang paling umum adalah terlalu mengandalkan catatan, yang dapat menyebabkan Anda kehilangan koneksi dengan audiens dan membuat pidato Anda terdengar tidak wajar. Untuk menghindarinya:
- Kenali peralatan Anda: Kuasai konten Anda dengan baik, jadi Anda hanya perlu melihat catatannya saja.
- Tetap tegakkan kepalamu: Temukan sudut pandang yang nyaman; jangan bersembunyi di balik layar atau terus-menerus melihat ke bawah.
- Ambil jeda strategis: Manfaatkan waktu hening untuk merujuk pada catatan Anda atau menekankan ide-ide penting. Audiens menghargai momen-momen ini untuk menyerap informasi.
- Mengatur catatan Anda: Gunakan diagram yang jelas, penomoran, dan ukuran font besar untuk referensi yang cepat dan efektif.
Tips tambahan untuk meningkatkan presentasi Anda
Catatan pembicara merupakan pelengkap, bukan dasar presentasi Anda. Kepercayaan diri, organisasi, dan latihan akan memastikan bahwa Anda semakin jarang bergantung pada catatan tersebut dan mencapai komunikasi yang lebih lancar dan persuasif. Ingatlah bahwa meskipun Anda melakukan kesalahan, audiens Anda tidak akan tahu persis apa yang akan Anda katakan, jadi rileks dan teruslah maju dengan percaya diri.
Kiat yang bagus adalah mengatur catatan Anda pada kartu tersendiri atau mencetaknya dalam huruf besar, untuk berjaga-jaga jika terjadi masalah teknis dan Anda perlu menggunakan kertas.
Terakhir, manfaatkan semua manfaat yang ditawarkan perangkat lunak untuk memperbarui dan menyempurnakan catatan Anda, bahkan di menit-menit terakhir. Selalu berlatih di lingkungan latihan yang semirip mungkin dengan dunia nyata, dan jika memungkinkan, mintalah masukan untuk terus meningkatkan pencatatan dan hubungan Anda dengan audiens.
Sangat penting untuk menjaga keseimbangan antara informasi visual pada slide dan dukungan tekstual dari catatan. mencapai presentasi yang efektif, menarik dan berkesan bagi semua pemirsa. Bagikan informasi dan lebih banyak pengguna akan tahu cara membuat catatan pembicara di PowerPoint..